dnsIT-ConsultingHandel & Dienstleistung2024

BESKO Einkaufsgesellschaft m.b.H.

Office 365 Migration mit Copilot & Hybrid Exchange

AT + DEStandorte

AktiviertCopilot

ExchangeHybrid-Modus

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Herausforderung

BESKOs Expansion nach Deutschland stellt neue Anforderungen an die IT-Infrastruktur: Mitarbeiter an verschiedenen Standorten müssen nahtlos zusammenarbeiten, Dokumente gemeinsam bearbeiten und in Echtzeit kommunizieren können. Der bestehende On-Premise Exchange Server erfüllt diese Anforderungen nur eingeschränkt und skaliert nicht für ein wachsendes, internationales Team. Gleichzeitig darf die Migration den laufenden Geschäftsbetrieb nicht beeinträchtigen – BESKO verarbeitet täglich kritische Geschäftsdaten für den gesamten Einkaufsverband. Die Herausforderung besteht darin, eine moderne Cloud-Plattform einzuführen, die sowohl die Produktivität steigert als auch höchste Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt.

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Lösung

HELITS entwickelte einen mehrstufigen Migrationsplan, der Risiken minimiert und einen sanften Übergang gewährleistet. In der ersten Phase wurde die Microsoft-365-Umgebung mit Azure Active Directory, Conditional Access Policies und Multi-Faktor-Authentifizierung eingerichtet. Die Exchange-Hybrid-Konfiguration ermöglicht den parallelen Betrieb von On-Premise und Cloud-Postfächern während der schrittweisen Migration. Microsoft Teams ersetzt fragmentierte Kommunikationskanäle durch eine zentrale Plattform für Chat, Videomeetings und Telefonie. SharePoint Online und OneDrive for Business schaffen eine einheitliche Dokumentenablage mit Versionierung, Co-Authoring und granularen Berechtigungen. Der Höhepunkt der Transformation ist die Einführung von Microsoft Copilot: Die KI-Assistenz unterstützt Mitarbeiter bei der Erstellung von Dokumenten, E-Mails und Präsentationen, fasst Meetings zusammen und automatisiert repetitive Aufgaben. Change-Management-Workshops begleiten die Einführung und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter die neuen Tools effektiv nutzen.

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Ergebnis

Die Microsoft-365-Migration transformiert BESKOs Arbeitsweise grundlegend. Teams in Österreich und Deutschland arbeiten nun auf einer gemeinsamen Plattform zusammen – Zeitzonen und Standorte spielen keine Rolle mehr. Microsoft Copilot steigert die Produktivität messbar: Routineaufgaben wie E-Mail-Entwürfe, Meeting-Protokolle und Datenanalysen werden KI-gestützt beschleunigt. Die Hybrid-Exchange-Architektur gewährleistet Geschäftskontinuität während der Migration, ohne dass Mitarbeiter Einschränkungen spüren. Die Cloud-Infrastruktur skaliert flexibel mit dem Unternehmenswachstum und unterstützt die weitere Expansion in neue Märkte. BESKO verfügt nun über eine zukunftssichere Collaboration-Plattform, die Innovation fördert und Wettbewerbsvorteile schafft.

Über das Projekt

Strategische Cloud-Transformation für die BESKO Einkaufsgesellschaft: Planung und Durchführung der vollständigen Migration zu Microsoft 365 inklusive der Einführung von Microsoft Copilot für KI-gestützte Produktivitätssteigerung. Das Projekt ist ein zentraler Baustein der Expansionsstrategie nach Deutschland und schafft die technische Grundlage für standortübergreifende Zusammenarbeit. Der Betrieb erfolgt zunächst im Full-Hybrid-Modus, um einen nahtlosen Übergang vom bestehenden Exchange On-Premise zu gewährleisten und Geschäftsprozesse nicht zu unterbrechen.

Leistungen

Cloud Migration

Microsoft 365 Einführung

Exchange Hybrid

Copilot Deployment

Change Management

Technologien & Tools

Microsoft 365 E5Copilot StudioMicrosoft Entra ID P2Exchange OnlineMicrosoft TeamsSharePoint PremiumOneDrive for BusinessIntuneAutopilotConditional AccessDefender for BusinessPower PlatformAzure Information ProtectionZero Trust Architecture

Standort

Hallwang, Österreich

Projektdauer

6 Monate (laufend)

Jahr

2024

Branche

Handel & Dienstleistung

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Regionale Bedeutung

Internationale Cloud-Migration Bayern-Österreich